Formandens beretning 2009

Formand for CISV Danmark Susanne Gram-Hanssen aflage følgende beretningen på CISV Danmarks generalforsamling 6. marts 2010.

I 2009 har vi som sædvanlig gennemført vellykkede nationale og internationale aktiviteter. Det er lokalforeninger og udvalg samt stabe, som skal have stor anerkendelse for, at det endnu et år har været muligt. Mange børn og unge har været rundt i verden i forskellige aktiviteter og har fået uforglemmelige oplevelser. Det er kernen i CISV.

Organisation
Vores organisation udgøres af et lokalt og et tværgående centralt niveau. Hovedbestyrelsen (HB), dagligledelse (DL), kontoret og udvalg er det tværgående centrale i CISV, og lokalforeningerne er det, som fungerer i forhold til kommunerne. Den adskillelse er væsentlig at være bevidst om, idet vi er underlagt forskellige bevillingssystemer, som det er vigtigt, at vi bruger optimalt. Det centrale henhører under Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF), og her har vi haft succes med at bruge de forskellige muligheder. I lokalforeningerne er vi underlagt folkeoplysningsloven. I en del lokalforeninger bruger vi de forskellige muligheder for medlemstilskud, tilskud til lederuddannelse og lokaleleje. Men det sker desværre ikke alle steder blandt andet på grund af stor udskiftning i bestyrelser og på grund af Kommuner, som er vanskelige at samarbejde med.

Lokalforeninger
I 2009 er der sket væsentlige forandringer på begge niveauer af organisationen. Med hensyn til lokalforeninger besluttede vi sidste år, at vi ønskede at have funktionsduelige lokalforeninger, som gennemfører aktiviteter. Hvilket jo også er hensigten. Grundet tilskudsstrukturen har vi i nogle år oprettet lokalforeninger, som har haft et begrænset aktivitetsniveau. Vi har i løbet af 2009 nedlagt små lokalforeninger uden særligt aktivitetsniveau og sikret, at medlemmerne er i lokalforeninger med aktivitet. Vi har nu 11 lokalforeninger i henholdsvis Aalborg, Århus, Fyn, Vestsjælland, Nykøbing Falster, Roskilde, Amager, Gladsaxe, Hareskov/Værløse samt Farum/ Nordsjælland. Det er vigtigt med en geografisk spredning både af hensyn til medlemmerne, men også af hensyn til tilskudsstrukturen i DUF.

Livet i lokalforeningerne varierer – i nogle år er en lokalforening meget stor og aktiv, og så sker der måske et dyk måske grundet aktive medlemmer, som stopper. Men så er det heldigvis således, at andre bliver mere aktive. Desværre har vi også oplevet, at afholdelse af store aktiviteter som en Børneby tager så mange kræfter i en lokalforening, at den efterfølgende må gå lidt i dvale. I 2009 forsøgte vi ud over de sædvanlige internationale aktiviteter som Børneby, Interchange, Youthmeeting, Summer Camp at gennemføre et International People's Project (IPP). Desværre måtte vi aflyse på grund af praktiske forhold.

Udvalg
I vores udvalg er der kommet nye medlemmer og nye formænd i flere udvalg. Tak fordi I gør en stor indsats. I DL har vi foretaget en opdeling med henblik på, hvem der har kontakten med hvert af udvalgene. Dette har kun delvis fungeret, og vi beklager, hvis I som udvalg har haft spørgsmål, som ikke løbende er blevet besvaret og fulgt op på. Desværre har vi også meget vigtige udvalg, som enten slet ikke fungerer, eller som fungerer på et lavt blus. Specielt lagerforvaltning er ikke fungerende, og Risk Management fungerer på lavt blus, hvorfor DL har måttet tage de mest nødvendige opgaver i forbindelse hermed.

Hovedbestyrelsen
Vi har afholdt de faste HB-møder samt et ekstra, da vi have behov for ekstra mødetid. Fremmødet til HB-møderne har været nogenlunde stabilt og godt gennem året. Vores møder er konstruktive, og vi er forberedte i forhold til dagsorden. Det er en vigtig del i forhold til den demokratiske struktur, at emner drøftes i lokalforeninger, inden de behandles i HB, og at beslutningerne igen bringes tilbage i lokalforeningerne med henblik på implementering. Mellem HB-møderne har HB’s aktivitet ikke været stor. Vi har på HB-møder nedsat nogle udvalg, som ikke rigtigt har fået afsluttet de opgaver, vi har sat os for.

DL holder møde ca. en gang om måneded og afklarer desuden de mange henvendelser pr. mail. I 2009 har vi sagt farvel til Tore Herup. Vi har sagt tak for en stor indsats som national juniorrepræsentant, og vi har sagt velkommen til Anna Forrest, som hurtigt er komet ind i opgaverne. Dette skyldes givetvis den strukturerede måde, som juniorerne arbejder på. Juniorarbejdet har i det hele taget udviklet sig flot også i 2009. Det er derfor også meget tilfredsstillende, at vi har en junior, som i 2010 stiller op til valget som international junior repræsentant. Vi krydser fingre for dig Tore – og støtter dig i din promotion.

Internationalt arbejde
Internationalt er vi meget aktive, og flere indgår i internationale udvalg. Dette års AIM blev afholdt i Guatemala, og vi var en velfungerende delegation med Louise som delegationsleder. Vi deltog i alle formelle møder og fik herigennem indflydelse på de beslutninger, der blev truffet. Vi fik også knyttet nyttige kontakter og fik inspiration i de uformelle fora mellem møderne. Vi har i år sendt en del flere deltagere på internationale workshops til glæde for deltagerne og for CISV som helhed. Dette er muligt, fordi tilskudsstrukturen er meget fordelagtig, idet DUF dækker 75% af udgifterne til deltagelse i internationale aktiviteter.

Kontoret
Vores kontor fungere nu med 3 ansatte – de arbejder struktureret og målrettet, og vi kan takke dem for den fremdrift, der har været på de centrale funktioner. Vores bogholder Lisbeth Jensen har en til tider utaknemmelig opgave. Afregning for udlæg, dokumentation osv. er ikke den stærke side for alle CISV'ere. Men alligevel kunne vi klare os flot igennem en udvidet stikprøverevision fra DUF. Her blev økonomi, medlemsdatabase og arbejdsgange gennemgået. Vi kom gennem uden anmærkninger, hvilket jeg er rigtig godt tilfreds med.

Som formand er jeg blandt andet garant for, at alt foregår i overensstemmelse med regler og retningslinjer. Og i en organisation som vores, hvor vi får en stor del af vores tilskud fra DUF, kan vi ikke tåle, at der foregår uregelmæssigheder. Jonas har endnu et år varetaget den nationale sekretæropgave, således at alle – såvel lokalforeninger, udvalg, den internationale organisation og HB / DL har fået den hjælp, vi har behov for. Jonas arbejder meget proaktivt og selvstændigt. Senest har du klaret os gennem vores mailproblemer, og i løbet af året har du opdateret vores infofile. At du så derudover også er blevet aktiv CISV’er, er jo kun yderligere et plus. Jonas har bl.a. deltaget i en workshop i Finland og været på IPP i Colombia.

Signe ansatte vi som kommunikationsmedarbejder midt i 2009, og du er kommet hurtigt ind i opgaverne og sætter nogle flotte aftryk. Væsentlige indsatsområdet i 2009 har været synliggørelse af CISV. Du har sammen med Camilla haft en væsentlig funktion i forhold til vores nye hjemmeside, som jeg er meget glad for og tilfreds med. Og du har været redaktør på CISV-Bladet. Desuden fik vi ved hjælp fra lokalforeninger optrykt materiale om vores programmer, og du sikrer i samarbejde med Jonas, at vi hver uge får CISV Danmarks Nyhedsbrev. Tak til jer alle tre.

Fee-struktur
Fee-strukturen har gennem nogle år været under bearbejdning, og i 2009 har vi et system, som er gennemskueligt, og som lægger sig meget tæt op af det internationale Fee-system, som indføres fra næste år. På den måde har vi været forudseende, og skal ikke til at foretage forandringer igen, når de nye internationale regler træder i kraft. Nogle opgaver er ikke gået som forventet. Vi ville gerne have haft vores nye medlemssystem til at virke. Det er tæt på. Men medlemsregistrering ER fortsat en udfordring. I 2009 oplevede vi at være under 20 medlemmer fra at være flere end 1000 medlemmer under 30år. Det betyder en reduktion i tilskud fra DUF på næsten 200.000 kr. Det behandler vi selvstændigt senere på generalforsamlingen.

Vi ville gerne have udgivet Passport og Mosquito, som blev forsinket på grund af bevillingsmæssige forhold. Derfor er det en særlig glæde, at vi nu kan præsenterer den danske version af Passport i uge 11! Vi har ikke fået afklaret vores lagerforhold. Det er en opgave, som involverer både HB-medlemmer og lokalforeninger. Vi mangler en, som kan være dedikeret til opgaven. Siden Brune fra Roskilde var aktiv, har dette ligget stille, og vi mangler i høj grad en eller flere, som ønsker at tage ansvar i forhold til den vigtige opgave, som er en forudsætning for, at vi kan udnytte det materiel, vi har i CISV og ikke skal have dyre investeringer i lokalforeningerne.

Benzin
På vej til GF sidste år løb jeg tør for benzin. I overført betydning er det sket yderligere et par gange i løbet af året, at jeg føler, at jeg er løbet tør for benzin. Det er typisk sket, når vi i daglig ledelse har modtaget ukonstruktiv kritik, eller når vi har henvendt os enten bredt ud i organisationen eller direkte til for eksempel HB og ikke får respons. Det er utroligt nedslående, når vi synes, at vi har gjort en stor indsats, at vi ikke får nogen tilbagemeldinger. Heldigvis er det jo også sådan, at vi har modtaget positive tilkendegivelser, som giver ny benzin, så vi igen kan køre. Daglig ledelse består jo som bekendt af Anna, Lise, Davur, Louise og mig selv. Hver har vi meget forskellige kompetencer og forskellige vilkår. Måske netop på grund af vores forskelligheder har vi et meget positivt og konstruktivt samarbejde, hvor alle lytter til hinanden, og hvor vi via dialog når vores konklusioner. Tak til jer alle 4.

Fremtidigt arbejde
Kernen i vores fremtidige arbejde er afholdelse af aktiviteter – nationale og internationale samt udsendelse af delegationer. Da vi har nogle problemfelter i forhold til at få dette til at fungere 100%, vil det være vores fokus i 2010:

Styrkelse af lokalforeningerne: 
- fokus i HB - herunder 4 deltager på workshop med henblik på inspiration,
- hjælp til udnyttelse af reglerne i folkeoplysningsloven
- velfungerende medlemssystem
- hjælp til administrative opgaver

Store arrangementer
- nye samarbejdspartnere i forbindelse med afholdelse – fx på steder med de fysiske rammer i orden.
- afklaring af om CISV skal købe hytte
- lagerforvaltning
- opbygning af database over materiel samt indkøb af nødvendigt nyt fælles materiel
- fælles budgetramme, kogebog mv.

Markedsføring og pr. styrkes
- Pr-udvalg med strategi med nye initiativer, samt professionel understøtning af dette arbejde på kontoret via Signe
- udgivelse af Passport og Mosquito
- udarbejdede af nye pjecer
- fortsat arbejde med hjemmesiden
- udgivelse af årsskrift
- udvikling af nyhedsbrevet

Udvalg
- sammenhæng i organisationen som helhed
- styrkelse af svage udvalg
- træning i workshops

Styrkelse af internationale aktiviteter som ikke fungerer 100% i DK
- herunder særligt IPP og Mosaik
- motivere og uddanne udvalg gennem workshops
- fokus på programmerne fx på stormødet

Administrativt fokus
- arbejdsgange, dokumentation, bevilling, revision

Støtte i forhold til International Junior repræsentant
- Tore stiller op, og det støtter CISV Danmark økonomisk samt via de fora, vi deltager i internationalt.